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トピックス
電子機器とタイム/システム・システム手帳
Palmに代表されるような電子機器やマイクロソフト・アウトルックのようなPIM(パーソナル・インフォメーション・マネージャー)ソフトウェアーはタイム/システムのシステム手帳の代替品となるのでしょうか? という質問がしばしば寄せられます。
答えは簡単です、代替にはなりません。しかし、これら電子機器類はタイム/システムの補完ツールとしてはかなり有効なものです。
効果的な時間管理の方法は‘明快で'、‘思慮深く'、そして‘十分に検討された'計画内容でなければならず、しかも活動計画に明確な優先順位付けがなされていなければなりません。タイム/システムの優れた特徴は、厳密にこれら効果的な時間管理に必要である心的・知的な工程の実行を促すように設計されている点です。
そして、まさにこの反対側に位置するのが電子機器といえるでしょう。それらはプランニングの各工程において人々に十分に考えるということを強要しません。これらの電子機器の強みは情報伝達とデータ管理にあるのです。
電子手帳を使用した場合、プランニングに必要な知的・心的な工程はあまり必要とされず、更に時間管理についての関与の余地はほとんどありません。
現在ビジネスで全面的に電子機器のみに頼っておられる人々は、正しく時間をプランニングする必要性や、貴重な資産である時間というものの持つ重要な価値をどのように取り扱えばよいかを認識する機会が少なくなっているといえるでしょう。

電子機器を使いますか?それともタイムシステムを使いますか?
もしくは両方を上手に使いますか?

タイム/システムを使って計画を立て、仕事をするということは、
知的ターボエンジンを持つようなものです。
手書きで用紙に計画を立てるということは、人々が直面している、そして解決したいと欲している問題を分析し問題の本質を認識するのに大いに役立つ方法です。手で書くということは人々の記憶を高めます。手で書くという行動は脳に強い刺激を与えます。頭の中で憶えている日々の計画やコンピューターに打ち込んだだけのものは簡単に忘れたり、無視されることが往々にしてあります。書いたり、描いたりすることは人間の感性や興奮をより刺激し、考えやアイディアを発展させるきっかけとなるのです。行動の目的を自分自身に常に認識させておくこと、自分自身にやる気を起こさせること(動機付け)、そして直観力の持つ力をもっと利用するよう自分自身に仕向けることは非常に重要なことです。

前にも述べましたが、しばしば電子手帳などの電子機器類はタイムシステムの代替となるのかどうか?との疑問が提起されますが、次に述べる理由により答えはNOです。


電子手帳は定型的な業務から我々を解放してくれます。

もしあなたが日々のスケジュールや住所録をPCで管理しているなら、PDA,スマートホーンや携帯PC をご利用なさることをお薦めします。関連する一連の資料のデータを一元化して管理することは常に最新のデータを持つことができ、更に多量のデータを効率的に管理することが可能です。電子機器なしでは600以上の住所データを管理することは不可能です。


一方電子機器により、関連する一連の資料を管理する不利な点は、 そのことにより思考を刺激することが無いということです。 逆に思考することを妨げるのです。

そのような一連のデータを使用することは、あることを集中して考えるということや、非常に重要である想像力とか直観力といったものを遠ざけることとなるのです。
スクリーン・テンプレート(画面に表示される定型フォーム)や、付随した機能は既にフォームデザインや機能が決められており、自分が使いやすく設定できないため、自分の考えを取り込むということができません。その結果として、ユーザーはその柔軟性の無い機能に自分の考えを合わせなければならないのです。更に、小さなスクリーン(画面)では全体を見渡すことができません。要するに、8x10cmのスクリーンで年間のプロジェクトを計画することはできないのです。
このような理由により、重要な事柄を考慮するに当たって電子機器にのみ頼ることがいい方法といえない所以です。


目標の設定、活動優先順位の決定、アイディアの進展、最適な日々の スケジュールの作成、等の知的な意思決定過程においては、 紙に書いてみるということが明らかに最適な方法なのです。
なぜなら、それにより自由な発想を得ることができるからです。人間は何世紀に亘り、書くことにより、人間の脳の機能を刺激し、思考をうながしてきたのです。

タイムシステムは簡単にこれらの工程を実行できるシステムとなって
います。

論理的なシステムの仕組みや心理学的見地からも考慮された種々のフォーム類(リフィル類)が、明解で整理された方法で皆様の思考やアイディアの整理・発展の助けとなることができます。これらにより非常に重要な心理学上の工程を実行に移ことにつながっていきます。
自己管理開発プログラムの実行、定型的な思考パターンの打破、そして本当に重要な事柄への集中が可能となるのです。


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