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成功のためのビジネス手法大原則 12Golden Rules for Success

AとBはどちらが数えやすいでしょうか?

ビジネスを成功に導くためには、きまったルールがあります。
タイムシステムでは重要な4つのファクターについて、それぞれ成功のためのキーとなる12のルールを整理しました。皆様の日常業務にお役立て下さい。

会議の効率的な運営方法
目標達成に必要な4つの原資(人・物・金・情報)の活用方法
プロジェクトを成功に導く手法
アイデアの活用術


会議:12Golden Rules for Success
  1. 重要で、緊急性のない会議はキャンセルしましょう。
  2. 会議の目的と協議事項は、開催の3日前までにはすべての参加者に配布しましょう。
  3. すべての参加者が協議事項に積極的に取り組むことが肝要です。そのためには、事前に参加者の役割(プレゼンテーションする人・討論する人など)を決めておくことです。
  4. 各人が事前に協議事項を研究し、積極的に発言しましょう。
  5. 会議参加者は以下の基準を満たさなければなりません。
    会議の成功に貢献するための専門知識を有すること。
    参加者が会議から利益を得られること。
    会議の目的を理解し、議題が参加者に何を期待しているかを充分に徹底させること。
    事前の準備が肝要。
  6. 関連する書類や情報はすべての参加者に事前に配布します。
  7. 会議に適った会議室を予約し、必要機材を準備します。
  8. 協議内容は優先順位を決めます。
  9. 会議の開始・終了時間を守り、議題ことに割り当て時間を設定します。
  10. 会議の目的からそれた協議を避け、本来の目的に集中しましょう。
  11. 会議を終了する前に、参加者全員に会議の決定事項を再認識させることが大切です。
  12. 議事録は決定事項・担当責任者・期限を簡潔に整理します。

Time/system Manager Up-To-Dateより

実りある会議には
商品コード 商品名
33022 ダイアリーセット見開き1日2ページ
33033 ダイアリーセット1日1ページ
のデイリープランに加え、以下の商品をお勧めします。
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306 ノート
201 会議チェックリスト
60012 ミーティングブック・A4サイズ
60101 ミーティングブック・A4サイズ用 クラシック革製カバー
60013 ミーティングブック・A5サイズ
60105 ミーティングブックA5サイズ用 クラシック革製カバー

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目標達成:12Golden Rules for Success
  1. 目標達成から得られる利益と、その成果を明確にしておきましょう。
  2. 目標を達成するためにしなければならないことを明確にしておきましょう。
  3. 最終目標を達成するための段階的な目標、及び必要なプロジェクトを組み立てましょう。そのことにより、目標がより明確になり達成のための最良の手段を選択できます。
  4. 予想される障害要因に対抗する実行計画を用意しておきましょう。
  5. 進展状況を測定可能な状態にすることは重要です。そのためにはプロジェクトを係数化すればよりはっきりします。
  6. 目標は高く設定すべきです。しかしながら、達成可能なプランでなければなりません。
  7. 目標達成のために要する時間を設定しておきましょう。
  8. 目標達成の日時を設定し、プロジェクトごとにタイムテーブルを作成しましょう。
  9. 目標の全体像をわかりやすく図式化します。そのことにより、参加する人は達成のために何をすべきかが明解になります。
  10. 各々のプロジェクトに優先順位をつけましょう。仕事を進めるにあたり優先順位の設定は重要です。
  11. 仕事進行の過程に於いて、透明性を保つことは大切です。自分が気づかないことを他の人が助けてくれることもありますし、チームワーク精神を高めます。
  12. 報奨制度を設け、参加者の目標に対する情熱を鼓舞します。

Time/system Manager Up-To-Dateより

目標設定とその管理には
商品コード 商品名
33022 ダイアリーセット見開き1日2ページ
33033 ダイアリーセット1日1ページ
のデイリープランに加え、以下の商品をお勧めします。
商品コード 商品名
113-14 プロジェクト週間計画表
203 プロジェクト別予定表
52825 目標設定管理表
52826 プロジェクト計画表
200 活動チェックリスト

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プロジェクト:12Golden Rules for Success
  1. プロジェクトを今一度見直し、目標達成のために本当に必要なプロジェクトかどうか精査しましょう。
  2. 本当に必要なプロジェクトは、以下の3項目と合致すべきです。
    解決策が難しく複雑で、通常の方法では困難。
    複数の参加者が必要。
    そのための経費は新たに発生し、そのプロジェクトの結果は拡がりを持つ。
  3. プロジェクトの目的を決定し、以下のA)〜C)を明確にしておきましょう。
    A)開始日と終了日。
    B)プロジェクト内容が達成可能であること。
    C)進展状況が測定可能であるいこと。
    また、決められたことは明文化しましょう。
  4. プロジェクトを3つのステージ(スタート・実行・見直し)に分けましょう。それらの職務分担・責任の範囲を明確にしたうえで、中間目標をつくりましょう。
  5. 成功に必要な条件や原資を明確にしましょう。例えば、必要な人・物・金・情報、技術は何か、及び最終決定はどのようになされるかを明確にすることです。
  6. SWOT分析をしましょう。
    SWOT分析とは、プロジェクトを実行するにあたり、プロジェクトの強み(Strengths) 弱み(Weaknesses) 機会(Opportunities) 脅威(Threats)に分けて分析し成功要因を見つける手法です。S・Wは内的要因で、O・Tは外的要因です。
  7. 論理的に順序だて、プロジェクトの計画をたてましょう。良い計画は、チェックシステムが稼動し事前に警告を発します。そのことが時間・金・労力の無駄をなくします。
  8. チームワークは成功の決定的な要因となります。適切なメンバーを選びましょう。業務の分担は参加者全員に明快でなければなりません。機能する組織にするには、情報伝達のシステム化が必要です。
  9. チームを掌握し、指令・スケジュール・予算を順守できる責任感のあるチームリーダーを任命しましょう。すべての参加者がいつでも、【何が、いつ、何処で、どのようにどんな原資を使用し】行われているかを把握していなければなりません。
  10. 多くのプロジェクトが外部からの攻撃で失敗しています。そこで事前に、予想される障害を明確にし、必要なサポートを有していることを確認して、重要事項決定者を決めておきます。
  11. プロジェクト終了時にはその評価を行いましょう。参加者は彼らの活動がどの様に評価されているかを知るべきです。このことは、彼らの責任感とか献身さを刺激するだけでなく、プロジェクトで得た大切な経験とか、将来のプロジェクトの際に要求されるであろう知識を確かなものにします。
  12. プロジェクトの開始日には、キックオフミーティングを行いましょう。良いキックオフミーティングは良い結果を導きます。そして、チェックリストで常に進行状況を管理しましょう。

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200 活動チェックリスト
203 プロジェクト別予定表
52826 プロジェクト計画表

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アイデア:12Golden Rules for Success
  1. 思いつきにも注意を払い、たとえ無意味な意見が出ても批判的にならず、いろんな意見を丁寧に聞く。批判的にならず、オープンマインドでいきましょう。
  2. できるかぎり、思いついたこと・ひらめいたことはその都度、書き留めて整理しておきましょう。
  3. 思いついた時にすぐノートしておきましょう。アイデアは75%が考えていない時にでるといわれていますから、ノートしておかないと忘れてしまうリスクが高いです。
  4. アイデアを発展させたり、分析するには、飛行機や電車で空いている時間を使いましょう。将来に対しワクワクするような気分で、また高所からの見地でアイデアにむかいましょう。また、過去の成功体験に捉われず、異なった見地から検証することも必要です。
  5. やる気のある人達、また貴方とは異なる仕事に従事している人達にそのアイデアを示しましょう。このことは貴方をより刺激しより高いステージに導くことになります。
  6. 貴方のアイデアの優れている点を明確にしましょう。そのアイデアが目標達成にどれだけどの様に貢献するのか?どの様な人達が利益をこうむるのかがはっきりします。そして、貴方のアイデアに確信をもてるなら、以下の7.〜10でもってそれを評価してみましょう。
  7. 実現可能なアイデアかどうかもう一度確認しましょう。
  8. アイデアを実行するにあたり、必要な費用は承認されるのか、またそれがどれだけ利益に貢献するかを算定しましょう。
  9. 時間の投資は大切な要因です。目標達成にどれだけの時間を要するのか、開始するタイミングは正しいのか、早過ぎないか、遅すぎないかなどを検証しましょう。
  10. 成功のためには多くの人々の関与が必要になります。事前に影響力のある人達の意見を聞き、予想される障害に打ち勝つための戦略を立てましょう。
  11. また、そのアイデアの1)優位点の列挙。2)不優位点の列挙。3)将来明確にしなければならないことの列挙をしておくことも重要です。
  12. そして、貴方の最終判断が価値があると出たならば、早速それをプロジェクトにしましょう。

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52841 アイデアチェックリスト
308 白紙ノート

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時間の有効活動チェック・貴方の時間管理の現状をチェックしてください。
  (A)
あてはまる
(B)
大体あてはまる
(C)
時々あてはまる
(D)
あてはまらない
1.電話が多いし、長電話の時もある。        
2.内外の客が多い。        
3.会議が多く長いし、結果も満足でない。        
4.仕事が過重で面白くない。        
5.優先順位を見失い、大切な仕事に集中できない。        
6.計画やスケジュールが現実的でない。        
7.報告やその処理で、机の上は乱雑になっている。        
8.コミュニケーションが上手くいかない。        
9.権限委譲が下手。        
10.頼まれると、簡単に断れない。        
11.公私共に明確な目的がない。        
12.無為に過ごす時間が多い。        

(A)の合計に0をかけてください
(B)の合計に1をかけてください
(C)の合計に2をかけてください
(D)の合計に3をかけてください

(A)(B)(C)(D)の合計が
0〜17の方は
悲惨な状況です。時間管理を学び、充実した人生をスタートしましょう。
18〜24の方は
時間管理に努力は見られますが、達成にはまだ充分でない。
25〜30の方は
時間管理を良く行ってますが、まだ改善の余地があります。
31〜36の方は
素晴らしい時間管理です。貴方の経験を他の方に伝えてください。

貴方が今日削除できる、生産性を低下させる項目を書き出してみましょう。

生産性を低下させる項目 その理由 打開策
     
     
     
     
     
     

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